Беларусь, Витебская обл., г. Дубровно, ул. Задубровенская, д. 50

rubeen

Главное меню

Быстрый поиск

Полезные ссылки

                                                               Приложение 1

                                                       к приказу № 24 от 04.01.2021 г.

                                                   ИНСТРУКЦИЯ
об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц и порядке ведения по ним делопроизводства в УЗ «Дубровенская ЦРБ»

                                                         ГЛАВА 1
                                           ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

       1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., № 83, 2/1852), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., № 250, 1/8997), постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 5, 5/35055), постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. № 285 «О некоторых вопросах организации работы с книгой замечаний и предложений и внесении изменений и дополнений в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь 21 марта 2005 г. № 5/15728).

2. Настоящая Инструкция определяет порядок организации работы и ведения делопроизводства по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (далее, если не указано иное, - обращения) в учреждении здравоохранения «Дубровенская центральная районная больница» (далее – УЗ «Дубровенская ЦРБ»).

3. В настоящей Инструкции применяются термины в значениях, определенных в статье 1 Закона.

4. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям заявителей, подлежащим рассмотрению в соответствии с законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, законодательством об административных процедурах, обращениям к нанимателю, иным обращениям, в отношении которых законодательными актами установлен иной порядок их подачи и рассмотрения, а также на переписку государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами.

5. Делопроизводство по обращениям в управлении осуществляется должностными лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям юридических лиц в управлении (далее –

уполномоченные лица) отдельно от других видов делопроизводства.

Делопроизводство по письменным обращениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений УЗ «Дубровенская ЦРБ», ведется уполномоченными лицами отдельно от делопроизводства по обращениям, поданным в письменной, устной или электронной форме.

ГЛАВА 2
ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ, ПОДГОТОВКА К РАССМОТРЕНИЮ И УЧЕТ ОБРАЩЕНИЙ

6. Все поступившие в УЗ «Дубровенская ЦРБ» письменные и электронные обращения передаются в день поступления уполномоченным лицам.

Поступившие письменные и электронные обращения проверяются уполномоченными лицами на соответствие требованиям Закона, анализируются по содержанию и тематике, а также на предмет повторности для внесения предложений о направлении обращений в государственные органы, организации для рассмотрения по существу в соответствии с их компетенцией с соблюдением принципа первоначального рассмотрения по существу.

7. В ходе приема письменных обращений непосредственно от заявителей уполномоченными лицами в случае необходимости даются разъяснения по вопросам, относящимся к их компетенции.

8. При приеме письменных обращений, поступивших по почте, уполномоченными лицами проводится проверка правильности их доставки, целостности упаковки конвертов.

Конверты от поступивших письменных обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заявителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.

9. Поступившие в УЗ «Дубровенская ЦРБ» обращения регистрируются уполномоченными лицами.

Обращения, ошибочно доставленные в УЗ «Дубровенская ЦРБ», не регистрируются и направляются по назначению, а при невозможности установления адресата возвращаются отправителю с отметкой «Ошибочно доставлено».

При поступлении электронных обращений в специальную рубрику на официальный сайт УЗ «Дубровенская ЦРБ» в глобальной компьютерной сети Интернет программистом создаются их бумажные копии, которые передаются уполномоченным лицам и регистрируются ими в порядке, установленном для регистрации письменных обращений.

При поступлении в УЗ «Дубровенская ЦРБ» более десяти электронных обращений аналогичного содержания от разных заявителей создаются бумажные копии десяти обращений, которые регистрируются под одним регистрационным индексом.

10. Устные обращения поступают в УЗ «Дубровенская ЦРБ» в ходе личных приемов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц, проводимых главным врачом, заместителями главного врача.

11. Регистрация обращений осуществляется в УЗ «Дубровенская ЦРБ» с использованием регистрационно-контрольной формы.

Регистрационно-контрольная карточка обращений заполняется по форме согласно п.71 настоящей инструкции.

12. Регистрационный штамп на письменном обращении и (или) бумажной копии электронного обращения ставится на свободном от текста месте первой страницы обращения, как правило, в правом нижнем углу, на нем указываются дата поступления и регистрационный индекс.

13. Регистрационный индекс обращения гражданина, в том числе индивидуального предпринимателя, состоит из начальной буквы фамилии заявителя и порядкового номера поступившего обращения (например, Л-145, где Л - первая буква фамилии заявителя, 145 - порядковый регистрационный номер поступившего обращения). Регистрационный индекс обращения юридического лица состоит из буквенного обозначения «Юл» и порядкового номера поступившего обращения (например, Юл-35). Регистрационный индекс коллективного обращения состоит из буквенного обозначения «Кол» и порядкового номера поступившего обращения (например, Кол-15). Регистрационный индекс электронных обращений, носящих массовый характер, состоит из буквенного обозначения «мх» и порядкового номера поступившего обращения (например, № мх-1). Регистрационный индекс анонимного обращения состоит из буквенного обозначения «ан» и порядкового номера поступившего обращения (например, № ан-145).

Ответам (уведомлениям) на обращения присваивается регистрационный индекс обращения.

14. Сопроводительные письма к обращениям, направленным в УЗ «Дубровенская ЦРБ» государственными органами, организациями, регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с обращениями. Сопроводительным письмам присваивается регистрационный индекс обращения.

В случаях, когда государственному органу, организации, направившим обращение в УЗ «Дубровенская ЦРБ», требуется сообщить результаты его рассмотрения, на сопроводительных письмах проставляется штамп «Контроль».

15. Повторным обращениям при их поступлении в УЗ «Дубровенская ЦРБ» присваивается очередной регистрационный индекс и в правом верхнем углу первой страницы обращения проставляется штамп «Повторно».

При регистрации повторных обращений к ним приобщаются все предшествующие обращения, поступившие в течение трех лет.

16. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в УЗ «Дубровенская ЦРБ», учитываются под регистрационным индексом первоначального обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

17. При подаче заявителем в УЗ «Дубровенская ЦРБ» нескольких идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, до направления ответа (уведомления) на первоначальное обращение, такие обращения учитываются как одно обращение под регистрационным индексом первоначального обращения.

18. На письменных обращениях, полученных на личном приеме, представляется штамп «С личного приема».

Регистрация устных обращений, изложенных в ходе личного приема руководству УЗ «Дубровенская ЦРБ», осуществляется на основании карточек личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц, оформленных согласно приложению.

ГЛАВА 3
ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ

19. Письменные обращения и бумажные копии электронных обращений не позднее чем в следующий за днем регистрации рабочий день, передаются уполномоченными лицами главному врачу (либо лицу его заменяющему).

20. Поручения главного врача по рассмотрению обращений излагаются в форме резолюций.

21. Решение о направлении обращений, содержащих информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы принимает главный врач или его заместители. Данное решение оформляется в форме резолюции.

22. По письменному, электронному обращению главным врачом принимается одно из следующих решений:

о рассмотрении обращения по существу в УЗ «Дубровенская ЦРБ»;

о направлении обращения на рассмотрение в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией;

об оставлении обращения без рассмотрения по существу;

о прекращении рассмотрения обращения по существу в случае отзыва заявителем обращения;

о принятии обращения к сведению.

23. Письменные обращения, в которых обжалуются судебные постановления, не позднее пяти рабочих дней возвращаются уполномоченными лицами заявителям с разъяснением им порядка обжалования судебных постановлений.

24. Направление в государственные органы, организации письменных, электронных обращений с сопроводительными письмами, уведомлений заявителям осуществляется уполномоченными лицами на их почтовые адреса, адреса электронной почты, а в случае отсутствия сведений об электронных адресах бумажные копии электронных обращений, сопроводительные письма к ним направляются простым почтовым отправлением.

25. Резолюции главного врача должны содержать четкие и конкретные указания исполнителю (исполнителям) о порядке рассмотрения обращения, направлении или подготовке ответа заявителю.

В случаях, когда резолюцией определено несколько исполнителей, лицом, ответственным за направление ответа либо подготовку заявителю ответа по существу, является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное.

26. Все письменные обращения и бумажные копии электронных обращений после рассмотрения незамедлительно возвращаются уполномоченным лицом.

27. Решение об оставлении обращений без рассмотрения по существу принимается главным врачом, при необходимости завизированных юрисконсультом УЗ «Дубровенская ЦРБ».

Уведомление заявителя об оставлении обращения без рассмотрения по существу подписывается должностным лицом, принявшим соответствующее решение, или уполномоченным им должностным лицом.

28. В случае получения письменного заявления об отзыве заявителем обращения решение о прекращении рассмотрения обращения принимается главным врачом.

Уполномоченными лицами заявителю возвращаются оригиналы документов, приложенных к обращению.

29. Решение о том, что анонимное обращение не подлежит рассмотрению, принимается главным врачом.

30. Обращения рассматриваются в сроки, установленные статьей 17 Закона.

Главный врач может устанавливать сокращенный срок рассмотрения обращения.

Письменные уведомления направляются заявителем в сроки, установленные в статьях 10,15 и 17 Закона.

31. Контрольный срок рассмотрения обращения – 15 дней.

Руководством УЗ «Дубровенская ЦРБ» может быть определен иной и контрольный срок рассмотрения обращения.

32. В случаях, предусмотренных частью второй пункта 3 статьи 17 Закона, решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается главным врачом на основании письменного ходатайства исполнителя, представленного за три рабочих дня до истечения одного месяца со дня, следующего за днём поступления обращения.

К письменному ходатайству прилагаются проекты уведомления заявителю, сообщения государственным органам, организациям, у которых обращение находится на контроле, о причинах превышения месячного срока и сроках совершения определенных действий (выполнение работ, оказание услуг) или сроках рассмотрения обращения по существу.

33. Коллективные обращения тридцати и более заявителей по вопросам, входящим в компетенцию УЗ «Дубровенская ЦРБ», рассматриваются с выездом на место, если иное не вытекает из этих обращений. Выезд на место оформляется актом (протоколом).

34. При рассмотрении повторного обращения исполнители обязаны установить его причины и в случае, если они вызваны нарушением установленного порядка рассмотрения предыдущего обращения, принять необходимые меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, внести предложения о привлечении виновных лиц к ответственности.

35. Повторные обращения, в том числе внесенные в книгу замечаний и предложений УЗ «Дубровенская ЦРБ», признаются необоснованными, решения о прекращении с заявителем переписки и оставлении обращения без рассмотрения по существу принимаются главным врачом.

К заключению прилагается проект уведомления заявителю.

36. Письменные ответы (уведомления) заявителям на обращения, рассматриваемые УЗ «Дубровенская ЦРБ», визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям главного врача и подписываются главным врачом.

37. Ответы в государственные органы, организации по поставленным на контроль обращениям, в том числе поступившим в УЗ «Дубровенская ЦРБ» с предписаниями, визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям главного врача и подписываются главным врачом.

38. В ответах, направленных в государственные органы, организации, по находящимся на контроле обращениям и предписаниям указывается сведения о направленном ответе (уведомлении) заявителю о результатах рассмотрения обращения, отметка об исполнителе.

39. Датой ответа заявителю является дата его подписания.

Подписывается, как правило, два экземпляра ответа.

40. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, возвращаются уполномоченным лицам.

41. Ответу (уведомлению) на обращение, в том числе на замечание и (или) предложение, внесенное в книгу замечаний и предложений УЗ «Дубровенская ЦРБ», присваивается регистрационный индекс обращения (замечания и (или) предложения, внесенных в книгу замечаний и предложений УЗ «Дубровенская ЦРБ»).

42. Письменные ответы (уведомления) на письменные, электронные обращения, подписанные главным врачом, направляются заявителям уполномоченным должностным лицом по реестру отправки корреспонденции простым почтовым отправлением или программистом в электронном виде на адрес электронной почты заявителя в день подписания либо в первый следующий за ним рабочий день.

43. Контроль за соблюдением установленных сроков выполнения решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, предписаний, осуществляется уполномоченными лицами.

44. Ответственность за выполнение решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, возлагается на должностных лиц УЗ «Дубровенская ЦРБ», являющихся исполнителями по обращению, и на руководителя организации. Контроль за рассмотрением обращений завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной, устной или электронной форме. А также направлены уведомления в порядке, установленном в статьях 10,15 и 21 Закона.

45. Решения о снятии с контроля обращений, поступивших в УЗ «Дубровенская ЦРБ» принимаются главным врачом.

46. По результатам рассмотрения обращений, поставленных в УЗ «Дубровенская ЦРБ» на контроль на основании поручений государственных органов (должностных лиц), предписаний направляются информации в данные органы (данным должностным лицам) в установленные ими сроки, при отсутствии установленного срока – в сроки, установленные главным врачом.

47. Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, должны своевременно вноситься в указанную книгу должностным лицом, ответственным за ее ведение.

48. На каждом обращении после окончательного рассмотрения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата, личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.

В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданного в письменной или электронной форме.

После рассмотрения вопросов, изложенных гражданином в книге замечаний и предложений УЗ «Дубровенская ЦРБ», на копии ответа (уведомления) заявителю, остающейся в делопроизводстве, проставляется отметка об исполнении и направлении ее в дело.

ГЛАВА 4

ПОРЯДОК ЛИЧНОГО ПРИЕМА

49. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц (далее - личный прием) в УЗ «Дубровенская ЦРБ» проводится главным врачом и его заместителями по графику, утверждаемому приказом главного врача.

При временном отсутствии в день личного приема главного врача личный прием проводит лицо, исполняющее обязанности.

50. График личного приема, проводимого руководством УЗ «Дубровенская ЦРБ» (главный врач и его заместители), с указанием времени и места его проведения размещается в общедоступных местах (на информационном стенде), на официальном сайте управления в глобальной компьютерной сети Интернет.

51. Организацию личного приема руководством обеспечивает уполномоченные лица.

52. Личный прием проводится по предварительной записи. Порядок предварительной записи на личный прием размещается в общедоступных местах, официальном сайте учреждения в глобальной компьютерной сети Интернет.

53. Предварительную запись на личный прием руководством УЗ «Дубровенская ЦРБ» осуществляют уполномоченные им лица при обращении граждан, представителей юридических лиц лично, по телефону 5-10-79 либо по письменному или электронному обращению.

54. В целях обеспечения качественного и организованного проведения личного приема при осуществлении предварительной записи уполномоченными должностными лицами выясняется суть вопроса, мотивы обращения, а также иные необходимые для организации личного приема сведения, даются необходимые консультации и разъяснения о компетенции должностных лиц УЗ «Дубровенская ЦРБ», порядке рассмотрения обращения.

55. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц проводится в назначенный день в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего личность. Представитель дополнительно предъявляет документ, подтверждающий его полномочия.

56. Личный прием в УЗ «Дубровенская ЦРБ» проводится в служебных кабинетах главного врача и его заместителей.

57. При проведении личного приема в служебных помещениях должностными лицами, осуществляющими его, могут применяться технические средства (аудио- и видеозапись, кино- и фотосъемка) уведомлением об этом заявителей.

58. Учёт принятых на личном приеме граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц, а также контроль за рассмотрением обращений осуществляется уполномоченными лицами в журнальной форме.

59. Контроль за исполнением поручений, данных в ходе личного приема руководством УЗ «Дубровенская ЦРБ», осуществляют уполномоченные лица.

60. О результатах выполнения поручений руководства УЗ «Дубровенская ЦРБ» по обращениям заявителей, поступившим в ходе личного приема, исполнители информируют заявителя и должностное лицо, проводившее прием, в сроки, установленные для рассмотрения письменных обращений, если иной срок не определен должностным лицом, проводящим личный прием.

61. Исполненные поручения по обращениям, поступившим в ходе личного приема, снимаются с контроля по решению должностных лиц, проводивших личный прием.

62. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц в целях разъяснения организационных вопросов работы с обращениями, порядка личного приема в УЗ «Дубровенская ЦРБ», а также справочно-консультационного характера ведется ежедневно в течение рабочего дня.

ГЛАВА 5
КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ПОРЯДКА РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ. ВЕДОМСТВЕННАЯ ОТЧЕТНОСТЬ.

63. Контроль за рассмотрением обращений осуществляется уполномоченными лицами с использованием журнальной формы.

64. Обращения, поступившие в УЗ «Дубровенская ЦРБ», ежеквартально анализируются уполномоченными лицами, результаты доводятся до сведения руководству в целях совершенствования работы с обращениями.

ГЛАВА 6
ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ПО ОБРАЩЕНИЯМ

65. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением в УЗ «Дубровенская ЦРБ» формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Копии ответов (уведомлений) гражданам на замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дело и хранятся у должностного лица, ответственного за хранение книги замечаний и предложений.

66. Дела с обращениями формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу.

В случае поступления повторных обращений они формируются в дела вместе с предыдущими обращениями и документами, связанными с их рассмотрением.

67. При формировании дел с обращениями и документами, связанными с их рассмотрением, проверяется правильность направления обращений и документов в дела, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы, связанные с их рассмотрением, в дела не формируются, они возвращаются исполнителю на доработку.

68. Срок хранения письменных и (или) электронных обращений и документов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего обращения).

69. Книга замечаний и предложений после окончания ведения хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года - в течение 5 лет в архиве Министерства юстиции.

70. По истечении установленных сроков хранения обращения и документы, связанные с их рассмотрением, книга замечаний и предложений подлежат уничтожению в порядке, установленном законодательством.

71. Форма регистрационно-контрольной карточки обращений

                                                 ФОРМА

                   регистрационно-контрольной карточки обращений

Регистрационный индекс № __________________

Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы гражданина ____________________________________________

Адрес места жительства (места пребывания) и (или) места работы (учебы) гражданина, адрес электронной почты, контактный телефон ________________________________________________________________

Наименование и место нахождения юридического лица, адрес электронной почты, контактный телефон ____________________________

Форма подачи обращения ____________________________________

Дата поступления обращения _________________________________

Количество листов обращения и количество листов приложения ___

Даты, индексы (проставляются при присвоении повторному обращению очередного регистрационного индекса) повторных обращений ________________________________________________________

Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма _________

Тематика _________________________________________________

Содержание обращения _____________________________________

Резолюция _______________________________________________

Исполнители (указываются исполнители обращений, определенные главным врачом, его заместителями) _____________________________________________________

Срок исполнения ___________________

Дата исполнения ___________________

Отметка о постановке на контроль и снятии с контроля _________

Ход рассмотрения _________________________________________

Отметка о выдаче предписания и его исполнении ______________

Дата ответа заявителю ______________ № ___________________

Отметка об объявлении ответа заявителю в ходе личного приема __

Документ подшит в дело _______________

Приложение № 3

                                                                 к приказу от                                                                               04.01.2021 № ____

ГРАФИК

личных приемов граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц руководством

УЗ «Дубровенская ЦРБ»

ФИО

Должность

День приёма

Время приёма

Место приёма

       Короткий

       Алексей

       Васильевич

Главный врач

Среда

8.00-13.00

Поликлиника 3-ий этаж

Кабинет №80

       Томашевич

           Олеся   Владимировна

Заместитель главного врача по медицинской части

Четверг

8.00-13.00

Поликлиника 3-ий этаж

Кабинет №53

     Мензуренко

       Виктория

       Игоревна

Заместитель главного врача

МЭиР

Понедельник

8.00-13.00

Поликлиника 2-ий этаж

Кабинет №23

     Крышкевич

         Ольга

   Владимировна

Заведующий поликлиникой

Вторник

8.00-13.00

Поликлиника 3-ий этаж

Кабинет №56

Предварительная запись осуществляется ежедневно (кроме выходных) с 08.00 - 16.30 по телефону: 5-10-79.

Обеденный перерыв 13.00-13.30